Depozit arhiva este considerată ca fiind o componentă mai mult decât esențială pentru orice organizație. Acesta asigură stocarea și protejarea documentelor care adăpostesc informații importante.
Deși actele în format fizic au fost un standard pentru serviciile de arhivare a informațiilor pentru o perioadă îndelungată de timp, digitalizarea și-a făcut loc și în acest domeniu, schimbând parcursul acestor companii.
Datorită tehnologiilor moderne, tot mai multe organizații se îndreptă spre forma digitalizată de arhivare. Motivele sunt multiple, iar procesul este unul care se va finaliza cu siguranță, până când toate documentele vor fi păstrate exclusiv online.
Motivele pentru care organizațiile preferă serviciile de depozit arhiva
După cum deja am specificat, există o mulțime de motive pentru care organizațiile aleg metodele digitalizate de arhivare și păstrare a documentelor importante în ciuda clasicei metode pe hârtie.
În primul rând, acesta este un proces mult mai simplu, accesibil și rentabil, atât pentru furnizor, cât și pentru firma care a ales serviciul. Stocarea documentelor fizice necesită spații mari de depozit arhiva, iar costurile asociate sunt destul de semnificative.
În plus, documentele fizice sunt de sute de ori mai vulnerabile în comparație cu cele scanate, deoarece sunt mai expuse posibilelor riscuri:
- deteriorări;
- pierderi;
- distrugeri accidentale, etc.
În altă ordine de idei, digitalizarea oferă posibilitatea de a se stoca documente în spații mici, care pot să fie protejate în cel mai eficient mod cu putință. De asemenea, accesul este și el mai facil, nefiind necesară o căutare fizică a documentelor.
Acestea sunt printre cele mai importante motive pentru care în prezent trăim această tranziție. Tehnologizarea proceselor are loc în orice domeniu, iar serviciile de depozit arhiva sunt și ele vizate.
De ce ai nevoie de servicii de arhivare digitalizate a documentelor?
Decizia de a digitaliza documentele arhivate este un pas important pentru orice organizație, deoarece procesul este unul complex, care necesită resurse semnificative. Iată câțiva pași importanți pentru a începe procesul:
- Evaluarea documentelor existente
Înainte de a începe întreg procesul, se recomandă evaluarea documentelor existente. În baza lor, vei alege actele importante și relevante pentru organizația ta. Acest pas te va ajuta să te decizi asupra documentelor care necesită digitalizare și în ce ordine. Cu ocazia aceasta, îți vei face ordine printre hârtii.
- Selectează tehnologiile potrivite nevoilor tale
Pe piață există o multitudine de tehnologii care să te ajute în procesul tău de digitalizare. Vei avea nevoie de scanere de înaltă calitate și un software specializat. Ori, pentru a-ți simplifica munca, poți apela la o firmă care se ocupă de astfel de servicii pentru tine.
Este important să alegi echipamentele potrivite sau furnizorul pentru a te asigura că toate documentele tale sunt protejate și în ordine. Inclusiv în mediul online există riscuri care trebuie evitate.
- Dezvoltă o politică de gestionare a documentelor
Înainte de a sa startul procesului de digitalizare, dezvoltă o politică care să aibă în vedere gestionarea acestor documente. Desigur, companiile care se ocupă deja de astfel de servicii sunt puse la punct din această privință.
Totul te va ajuta la identificarea documentelor care trebuie să fie păstrate și pentru ce perioadă, precum și definirea responsabilităților sau procedurilor de stocare și protejare a acestora.
- Selectează furnizorul de servicii de arhivare și depozitare
Dacă îți dorești ca toate actele să îți fie mereu protejate vei avea nevoie de serviciile unui furnizor de depozit arhiva și depozitare a documentelor. Acesta trebuie să aibă experiența necesară, dar să aibă și instrumente care-ți protejează documentele.
În acest fel, te poți asigura că toate lucrurile importante sunt protejate și accesibile pentru orice eventualitate. Astfel, va trebui să te asiguri că procesul de digitalizare și toate echipamentele implicate sunt mereu actualizate pentru a fi în continuare cât se poate de eficiente.
Transformarea documentelor fizice la digitalizare este o decizie importante, dar necesară pentru orice afacere.