Dacă vrei o firmă în Bulgaria,mai jos găsești un checklist practic cu actele și pașii ceruți la înregistrare, plus ce urmează după obținerea UIC. Poți lucra singur sau cu un consultant afaceri Bulgaria, iar lista asta te ajută să știi exact ce ceri și ce semnezi.
Alegerea formei juridice
De ce EOOD sau OOD?
Cele mai folosite forme sunt EOOD (cu asociat unic) și OOD (cu 2+ asociați). Au răspundere limitată, capital minim simbolic, procedură rapidă și costuri administrative previzibile. Dacă intri pe piață fără investitori și vrei simplitate, EOOD îți rezolvă majoritatea scenariilor.
Când iei în calcul AD?
AD (societate pe acțiuni) are sens când planifici mai mulți acționari, listare sau guvernanță corporativă mai strictă. Documentația e mai amplă, se cere structură clară a organelor de conducere și capital mai mare.
Acte personale ale fondatorilor
Persoană fizică
- Pașaport sau carte de identitate valabilă.
- Date de contact și adresă pentru corespondență.
- Dacă nu vei semna în Bulgaria, îți pregătești o procură pentru reprezentare, legalizată și, după caz, apostilată, apoi tradusă în bulgară.
Persoană juridică fondatoare
- Certificat de înregistrare/Good Standing recent.
- Hotărâre a organului competent privind înființarea filialei/participarea la capital.
- Extras actual al directorilor/beneficiarilor reali.
Toate cu apostilă (dacă e cazul) și traducere autorizată în bulgară.
Documentele societății
Act constitutiv
Conține denumirea, sediul, obiectul de activitate, capitalul, aporturile, structura părților sociale, modul de reprezentare și numirea administratorului. Pentru EOOD se numește Act de constituire al asociatului unic, iar pentru OOD este Contract de societate.
Decizia de numire a administratorului
Se redactează distinct sau în actul constitutiv. Administratorul semnează consimțământul de acceptare a funcției.
Specimen de semnătură
De regulă, specimenul administratorului se autentifică la notar. Dacă semnezi în afara Bulgariei, pregătești notarizare + apostilă și traducere.
Declarații legale
- Declarație pe proprie răspundere privind veridicitatea datelor depuse.
- Declarații privind lipsa incompatibilităților și situațiilor de interdicție.
Formularele sunt standard și se atașează la dosar odată cu cererea de înregistrare.
Sediul social
Dovada adresei
Ai nevoie de contract de închiriere sau acordul proprietarului pentru folosirea spațiului ca sediu. Anexezi copie după titlul de proprietate sau documentul care atestă dreptul de folosință.
Corespondență
Stabilești o adresă la care primești notificări oficiale. Poți desemna o persoană de contact pentru ridicarea corespondenței.
Capital social și cont de capital
Cum dovedești vărsarea capitalului
Deschizi cont de capital și depui suma declarată. Primești o confirmare bancară pe care o anexezi la dosar. După înregistrare, transformi contul de capital în cont curent operațional sau deschizi altul.
Beneficiarul real
Declararea UBO
Declari beneficiarul/beneficiarii reali conform legislației AML. Pentru fondatori persoane juridice nerezidente, pregătești lanțul de proprietate până la persoanele fizice, cu documente traduse și, dacă e cazul, apostilate.
Împuternicirea pentru reprezentare
Când e utilă procura
Dacă nu ajungi în Bulgaria, îți faci o procură către avocat sau către persoana care depune actele. Procura trebuie să acopere semnarea și depunerea documentelor la Registrul Comerțului, eventualele completări și ridicarea documentelor finale.
Traduceri și apostilă
Ce documente traduci?
Tot ce provine din alt stat și intră în dosar: procuri, certificate, hotărâri, extrase. Folosești traducători autorizați în Bulgaria. Verifici dacă actele străine cer apostilă conform Convenției de la Haga.
Denumirea firmei
Verificarea disponibilității
Alegi 2–3 variante de nume, verifici disponibilitatea și eviți semne grafice neacceptate. Denumirea finală se trece identic în toate documentele pentru a evita refacerea dosarului.
Depunerea dosarului
Cererea și taxele
Se depune cererea tip împreună cu setul complet de documente, dovada plății taxei de registru și datele de contact pentru comunicări. Poți depune electronic cu semnătură calificată sau prin reprezentant.
Termene
În practică, soluționarea se face rapid după depunere, iar dacă lipsesc documente primești invitație de completare. Ține aproape traducerile și actele sursă ca să răspunzi în timp util.
După emiterea UIC
Cont curent
Activezi contul bancar operațional și configurezi online banking, limitele pentru plăți și accesul pentru administrator/contabil.
TVA
Te înregistrezi în scopuri de TVA voluntar sau la depășirea plafonului legal. Dacă facturezi servicii intra-UE sau bunuri în UE, verifici condițiile pentru VIES și codul valid în sistem.
Impozite și contabilitate
Angajezi contabil local, configurezi registrele obligatorii, stabilești calendarul de raportare și modul de transmitere a documentelor. Emite facturi în bulgară, iar dacă lucrezi cu parteneri străini, pregătești și versiuni bilingve când e cazul.
Angajați și asigurări sociale
Dacă ai personal, faci înregistrările la autoritatea fiscală și sistemul de asigurări sociale, închei contracte de muncă și stabilești procedurile interne pentru pontaj, concedii și salarizare.
Comerț exterior
Pentru import/export, soliciți EORI, verifici Incoterms în contracte și condițiile de vamă, iar pentru statistici intra-UE verifici obligațiile Intrastat.
Greșeli frecvente
- Nepotrivire între denumirea din actul constitutiv și cea din cerere.
- Specimen de semnătură fără apostilă sau fără traducere corectă.
- Lipsa dovezii sediului sau acord al proprietarului incomplet.
- Lanț de proprietate neclar pentru declararea beneficiarului real.
- Capital depus într-un cont necorespunzător sau confirmare bancară fără elementele cerute.
- Obiect de activitate formulat restrictiv, care te obligă la modificări ulterioare.
Mini checklist pentru dosar
- Act constitutiv semnat.
- Decizie de numire a administratorului și consimțământul acestuia.
- Specimen de semnătură al administratorului.
- Documente fondator persoană fizică sau juridică, traduse și, dacă e cazul, apostilate.
- Dovadă sediu: contract, acord proprietar, document de proprietate.
- Confirmare depunere capital și date bancare.
- Declarații legale standard și declarația beneficiarului real.
- Cerere tip completată și dovada taxei de registru.
- Procura, dacă depune un reprezentant.
Întrebări utile
Poți înființa firma de la distanță?
Da, cu procură. Pregătești semnături la notar, apostilă și traduceri, iar reprezentantul depune electronic sau la ghișeu.
Ai nevoie de ștampilă?
Nu, ștampila nu e obligatorie. Unele bănci sau parteneri o preferă, iar în practică o poți comanda dacă îți ușurează fluxul intern.
Poți începe facturarea imediat?
După emiterea UIC și deschiderea contului curent poți factura. Dacă ai nevoie de TVA/VIES, verifici întâi înregistrarea și abia apoi emiți facturi cu cod valid.
Cât durează traducerile și apostila?
Depinde de țara de origine și de volumul documentelor. Planifică marjele de timp înainte de depunere ca să nu ratezi termenele registrului.
În practică, dosarele curate trec rapid și-ți oferă UIC fără ping-pong birocratic, iar colaborarea cu un Consultant afaceri Bulgaria te scutește de corecturi și drumuri. Păstrează această listă aproape, verifică fiecare punct înainte de depunere și vei începe activitatea fără blocaje inutile.