În cadrul unei firme, indiferent de mărimea sa, dar și de activitate sa, arhivarea documentelor este un lucru obligatoriu din punct de vedere legal. Aceste documente constituie patrimoniul economic și social al unei firme. De altfel, aceste servicii de arhivare documente oferă un avantaj administrativ extrem de important.
Arhivarea documentelor este un lucru care nu are cum să se improvizeze, căruia trebuie să i se acorde cea mai mare atenție. O firmă trebuie să se întrebe cu privire la nevoile sale pentru a ști cum să își păstreze documentele în siguranță și ordine apelând și la servicii depozitare documente.
Prin apelarea la un sistem de arhivare electronică bun, poți păstra în mod eficient informațiile esențiale pentru buna funcționare a afacerii tale. Toate documentele tale digitalizate pot fi stocate în condiții excelente pe hard disk-uri de mare capacitate și perfect securizate.
De asemenea, arhivarea electronică vine cu un plus de rapiditate atunci când vine vorba despre arhivarea documentelor. Cu un acces adecvat, documentele pot fi accesate de la distanță în orice moment.
O simplă căutare, combinată cu filtre, poate găsi unul sau mai multe documente (de exemplu, dosare administrative) în doar câteva secunde. Arhivarea electronică oferă, de asemenea, economii de spațiu incontestabile: firma ta nu trebuie să îi consacre o cameră sau un sediu specific.
Conceptul de arhivare electronică
Strategiile care au drept scop să ajute responsabilii de companii să își gestioneze mai bine și mai ușor lucrurile sau documentele sunt numeroase. Dar, tratarea datelor care circulă în cadrul unei societăți este un lucru care trebuie să se facă cu minuțiozitate. Aceste servicii arhivare electronică sunt cele care vor garanta acest lucru.
Optând pentru o tehnică precum arhivarea electronică este vei beneficia de o inițiativă extrem de interesantă pentru stocarea lor optimă. Aceasta duce la crearea de diverse documente.
Metoda presupune organizarea productivă a informațiilor în vederea exploatării lor pe parcursul ciclului de viață. Arhivarea digitală sau arhivarea electronică reunește diferite domenii de gestionare a datelor. Printre acestea se numără:
- stocarea datelor pe diferite tipuri de infrastructură;
- gestionarea documentelor digitale (clasificare, indexare, semantică, etc.);
- securitatea sistemelor și monitorizarea reglementărilor;
În plus, tehnicile de arhivare digitală conduc la producerea de conținut fix, care nu poate fi modificat. Autenticitatea acestui conținut poate fi garantată prin elemente precum semnătura electronică, amprenta electronică sau trasabilitatea accesului.
Care sunt avantajele unui sistem de arhivare electronic?
Beneficiile arhivării electronice pentru documente sunt extrem de reale pentru toate firmele.
- Câștigi mai mult spațiu: De exemplu, trebuie să știi că un hard disk de 1 Terra conține informațiile de la o sală de arhivă de 43,000 de metri pătrați.
- Câștigi mai mult timp: Grație economiei de timp consacrată căutării sau trierii și/sau distrugerii documentelor. În acest sens, aceste servicii de arhivare documente sunt indispensabile.
- Reducerea costurilor legate de folosirea hârtiei: Aici intră imprimarea sau trimiterea de facturi, contracte sau documente justificative.
- Reducerea riscului ca informațiile să fie distruse de incendii sau de daune cauzate de apă.
- Facilitează manipularea documentelor și partajarea informațiilor: Datele digitale pot fi accesate de pe orice terminal, oriunde te-ai afla.
- Acces securizat la arhive: accesul la date este controlat, urmărit și, prin urmare, mai sigur.
- Informațiile pot fi reproduse pe o varietate de suporturi, inclusiv pe ecrane, proiectoare și chiar în formă tipărită, dacă este necesar.
- Ecologică și economică, arhivarea electronică reduce numărul de constrângeri asociate cu gestionarea hârtiei, a dosarelor și a documentelor. Ea simplifică, securizează și eficientizează gestionarea informațiilor, fără a altera integritatea datelor.
De ce să alegi un profesionist pentru serviciile de arhivare documente?
Arhivarea electronică este o operațiune care poate să fie dusă la capăt de o echipă internă a firmei. Dar, este vorba despre o alternativă care necesită mobilizarea mai multor persoane, bine formate și care stăpânesc foarte bine gestionarea datelor.
Arhivarea electronică însă este operațiune care va asigura o mai bună siguranță a datelor. Pe de altă parte, firma poate miza pe serviciile unui profesionist în arhivare documente. În acest fel, se va asigura o mai bună manipulare a datelor. Datele arhivate vor fi mai ușor de partajat în scopuri comerciale.
Datele digitale vor fi accesibile prin intermediul unui terminal, în orice moment și în orice loc. Chiar și atunci când se află în mișcare, persoanele care au nevoie de informațiile arhivate vor putea să le manipuleze și să le utilizeze, cu condiția să aibă mijloacele de acces la ele.
De asemenea, se poate garanta autenticitatea datelor. Securizarea arhivelor prin intermediul unor elemente precum semnătura electronică sau sistemul de amprentă contribuie la garantarea autenticității datelor. Este un lucru extrem de important pentru a se asigura de integritatea datelor.
Acestea se vor putea utiliza fără să te temi că au fost modificate. Informațiile arhivate vor fi plasate în baze de date care pot fi gestionate de un software specific. Stocarea datelor în acest mod economisește atât spațiu, cât și timp. Arhivarea digitală este o tehnică eficientă și bine dovedită pentru obținerea acestor rezultate.
Există multe probleme asociate cu arhivarea documentelor pe hârtie în companii: risipă de spațiu, riscuri asociate cu posibile accidente (incendii, daune cauzate de apă, etc.), timp de procesare pentru sortarea și distrugerea informațiilor, etc. În ultimii ani, creșterea numărului de documente digitale poate face ca gestionarea informațiilor să devină considerabil mai complexă în companiile care combină arhivele pe hârtie cu cele digitale.
Cu toate acestea, soluția la toate aceste probleme este simplă: arhivarea electronică. Prin arhivarea digitală a tuturor documentelor, reduci riscurile și constrângerile asociate cu hârtia și simplifici prelucrarea informațiilor. Arhivele pot fi accesate de către persoanele care au nevoie de ele, oriunde ar fi nevoie de ele.
Totuși, pentru a te asigura că arhivarea electronică este eficientă, este important să apelezi la serviciile unor profesioniști specializați care își pot folosi tehnicile și cunoștințele pentru a garanta o arhivare coerentă, simplă și eficientă. Într-o perioadă în care totul devine digital și accesibil, alegând servicii de arhivare documente, te vei bucura de o mulțime de avantaje: siguranță, simplitate și eficiență.