Arhiva electronica este o nouă modalitate de arhivare care înlocuiește arhivarea fizică. Aceasta făcând-o pe cea în format digital mult mai rapidă și eficientă, economisind și spațiu de depozitare al documentelor. Toate acestea se află într-o aplicație.
Oferă mult mai multă siguranță, o stocare minimală și procesele de căutare, de verificare sau actualizare a informațiilor. Economisești timpul pentru a putea să-ți canalizezi energia și devotamentul în altă parte.
În cazul unei probleme în care documentele se pierd, recuperarea lor este mult mai ușoară. Se poate face o copie a datelor pentru siguranță, iar aceea copie poate fi accesată de mai multe persoane. Iar recuperarea datelor este mult mai ușoară online, decât cea offline.
Avantajele pe care le oferă arhivarea electronica
- Arhiva digitală poate fi accesată de pe orice dispozitiv care are acces la internet. Poate fi mult mai eficient, rapid și mai ușor.
- Securitatea acestor informații este un lucru de luat în considerare. Față de documentele fizice care nu pot fi protejate la fel de bine, cele digitale pot fi protejate cu ajutorul unei parole care să-ți țină documentele sigure.
- Poți alege etichetarea documentelor cu cod QR sau a unui cod de bare, astfel, este mult mai simplu să nu ai erori.
- Datorită arhivării electronice nu trebuie să ocupi o cameră pe care poți să o folosești în alt scop, cum ar fi: o cameră de birou. În format electronic spațiul de stocare este mai mic, fiind pe calculator și neavând nevoie de un spațiu fizic de depozitare.
- Gestionarea informațiilor este mult mai convenabilă. Poți permite mai multor angajați să acceseze anumite documente simultan, iar recuperarea lor este la fel de ușoară.
Documentele fizice pot fi convertite în format electronic cu cele care sunt generate în momentul actual, dar care sunt electronice. Totodată, arhiva electronica este mult mai ușoară de folosit, mai ales după ce este practicată constant.
Indexarea și validarea documentelor în format electronic
Sistemele de recunoaștere a informațiilor permit software-ului care modifică documentele ca să poată fi citite ca un fișier pe laptop.
Prin adăugarea de metadate și prelucrarea indexurilor, procesul de căutare va fi mult mai convenabil, într-un timp mai scurt și fără un pic de efort pentru obținerea informațiilor pe care le cauți.
Indexarea se poate realiza sub două forme: automată sau manuală. Urmând după verificarea indexurilor care au fost scoase cu ajutorul unei chei speciale pentru verificare, iar validarea se face prin cheia dublă sau surse de date externe.
Tehnicile de indexare sunt:
- OCR (Optical Character Recognition) – conversația scanată în documentul de tip text, prin modificarea automată care permite recunoașterea informațiilor din cadrul documentelor.
- OMR (Optical Mark Recognition) – identifică bifele de tip checkbox care se află pe formularele standardizate și a spațiilor pentru semnătură. Asta ușurează extragerea datelor printr-un proces automat din documente tip: chestionare, liste, teste.
- ICR (Intelligent Character Recognition) – Computerul poate prelucra automat scrisul de mână, prin prelucrarea caracterelor și are o diversitate mare de fonduri.
- BCR (Bar Cod Recognition) – Recunoașterea automată a codului de bare (1D și 2D) din documentul scanat, indiferent de poziția acestora.
Lucrurile încep să se digitalizeze din ce în ce mai mult pe zi ce trece pentru a ne face viața mai ușoară. Totodată, acest lucru se întâmplă și în domeniul financiar, documentele sunt transformate din format fizic în cel digital pentru o siguranță mai mare.
Prin arhiva electronica salvăm mult mai mult timp și spațiu. Eforturile sunt minime. Tu poți beneficia de orice informație ai nevoie de oriunde, oricând și la orice oră doar cu ajutorul unei parole sau QR cod care o introduci în aplicația respectivă și ai făcut rost de documentele dorite.